Bốn Bước Cho Một Bài Diễn Thuyết Hiệu Quả

Khi bạn đang thuyết phục đồng nghiệp, bán hàng hay đang lên tinh thần cho nhóm, sức mạnh lời nói của bạn là điểm tạo nên sự khác biệt giữa thành công và thất bại. Những kỹ năng này rất hữu dụng cho các nhà quản lý, lãnh đạo, nhân viên kinh doanh và bất kỳ ai thường xuyên tiếp xúc với giới truyền thông. Bất kỳ nhân viên nào của một công ty sẽ cần dùng các kỹ năng này khi trình bày với đồng nghiệp, khách hàng hoặc các nhà đầu tư tiềm năng.

Bốn bước để hoàn thiện bài diễn thuyết của bạn:

● Lên kế hoạch

– Cần hiểu rõ khán giả của bạn vì việc này liên quan tới chủ đề và xác định mục đích của bài diễn thuyết vì điều này gắn liền với kết quả bạn tìm kiếm. Chuẩn bị nội dung lời nói xoay quanh mục đích và mối quan tâm của khán giả cũng như mức độ hiểu biết. Sử dụng các từ và cụm từ thông dụng cho khán giả và tập trung vào mục đích của bạn.

● Chuẩn bị

- Hình thành một giả định tích cực với giá trị thông điệp mà bạn mang tới và chuẩn bị dàn bài và khoảng thời gian thuyết trình. Dàn bài gồm 3 phần:

1. Lời mở đầu thu hút chú ý

– Dùng một câu hỏi, câu nói gây ngạc nhiên, hoặc đề cập vấn đề liên quan để gợi lên mối quan tâm của khán giả. Phần đầu chỉ chiếm 5- 10 phần trăm bài nói.

2. Ý then chốt

– Bài diễn thuyết chỉ cần từ 4- 6 ý mà bạn cần thêm chứng cứ vào, ví dụ như những số liệu thống kê, giấy chứng nhận, minh chứng hay phép so sánh. Đảm bảo rằng những ý mấu chốt đều phục vụ cho một thông điệp duy nhất. Phần này chiếm 80-85 phần trăm của bài.

3. Lời kết ấn tượng

– Bạn có thể kết bài bằng cách tóm tắt hay nhắc lại thông điệp hoặc để lại một kết mở cho khán giả. Phần kết mà có thể liên hệ lại phần mở đầu cũng rất hiệu quả. Dù bạn chọn kiểu nào, hãy chắc rằng bạn đang nói cho khán giả biết điều bạn muốn họ làm. Phần này chỉ chiếm 5 hoặc 10 phần trăm bài nói.

● Thực hành

– Xem lại nội dung, diễn thử và lắng nghe phản hồi cho bài diễn thuyết, xây dựng lòng nhiệt tình và sự tự tin để diễn thuyết. Tập dượt để đảm bảo rằng không vượt quá thời gian cho phép; nếu cần thì hãy dành thêm thời gian cho việc đặt câu hỏi. Thâu băng video cho phần diễn thử và lưu ý các biểu hiện gây xao lãng hay hồi hộp. Nhớ rằng liệu pháp cho sự hồi hộp là sự tự tin và sự tự tin đi cùng với thực hành.

● Diễn thuyết

– Tạo nên ấn tượng ban đầu tích cực. Nếu có thể, hình thành giao tiếp bằng mắt với khán giả của bạn. Hãy là chính mình và thả lỏng. Làm chủ bài nói bằng cách xây dựng mối quan hệ với khán giả để thu hút chú ý và hình thành giá trị của thông điệp. Khi nói, hãy thật tự nhiên với giọng mạnh mẽ, mạch lạc. Chậm rãi nhấn mạnh các điểm quan trọng và tách chúng bằng khoảng dừng trước và sau các điểm chính đó.

Để diễn thuyết trước đám đông hỗn loạn

Các diễn giả thường luôn cố gắng trình bày tốt nhất bài phát biểu, cố gắng thuyết phục người nghe bất chấp những tiếng chê bai và những lời thì thầm to nhỏ. Còn một số người nghe thường hay có tâm trạng bồn chồn mong đến giờ nghỉ để uống nước và ăn nhẹ

Tôi bắt gặp cảnh tượng này khi quan sát những người chống đối tung tin phá huỷ các buổi họp của hội đồng thành phố về vấn đề cải cách y tế mà các đại biểu quốc hội đang tổ chức trong khu vực của họ. Hầu hết các thành viên đại biểu quốc hội đều không quá ngờ nghệnh như diễn giả mà tôi mô tả ở trên; họ thừa biết cách phớt lờ đám đông đang chống đối. Một số thì tìm cách tham gia vào nhóm chống đối, một số khác ngăn chặn rồi sau đó kêu gọi họ.

Thực ra không có cách nào là tốt nhất để kiểm soát đám đông hỗn loạn nhưng rõ ràng là vị quan chức mô tả ở trên đã làm sai hoàn toàn, ông ta đã phớt lờ người nghe. Nhiều diễn giả có kinh nghiệm, như các chính trị gia, sẽ tìm cách hoà mình vào người nghe.

Nếu đó là sự lựa chọn của bạn và cảm thấy tốt cho bạn khi diễn thuyết, thì sau đây là môt số gợi ý trong trường hợp phải đối mặt với những thính giả không mấy dễ chịu và hay to tiếng.

Chuẩn bị trước. Mỗi diễn giả cần phải biết các thính giả muốn gì trước khi trình bày. Trường hợp là một diễn giả cao cấp, ông ta không phải nghĩ rằng mình là diễn giả cuối cùng của ngày hôm đó và mình là thứ duy nhất đứng giữa thính giả và buổi tiệc chiêu đãi. Đặc biệt lưu ý, nếu bạn mong mọi người bất bình với câu nói của bạn, hãy nghiên cứu kỹ lý do tại sao lại làm họ bực mình như vậy. Bạn muốn đưa những lời bình luận đối lập vào bài diễn thuyết của mình, hoặc hãy chuẩn bị đưa ra những lập luận đó nếu có câu hỏi được đưa ra.

Hãy linh hoạt. Nếu như ai đó ngắt lời bạn, hãy chấp nhận điều đó. Những diễn viên hài kịch hay kiếm sống bằng cách biểu diễn ở các hộp đêm nhỏ, sớm học trong nghề của họ cách tạo ra tiếng cười với những kẻ quấy rối. Đôi khi bạn có thể tránh được những lời chế nhạo và có một cuộc đối thoại qua lại ngắn gọn. Điều này cho thấy diễn giả vẫn là người kiểm soát tình thế, chứ không phải là người đang chất vấn. Nhưng cần phải chấm dứt cuộc tranh cãi một cách nhanh chóng và tiếp tục bài diễn thuyết. Bạn không thể từ bỏ sự kiểm soát đối với đám đông.

Hãy cương quyết. Nếu người gào thét không thể giữ yên lặng, thì sẽ tạo cơ hội cho đám đông lên tiếng. Hãy thoả thuận thời gian để tiếp tục bài diễn thuyết nhưng phải hứa sẽ trả lời các câu hỏi từ khán giả ngay khi bạn nói xong lời nhận xét của mình. Nếu điều này xảy ra, hãy bỏ bản thảo sang một bên và nói chuyện trực tiếp với khán giả. Hãy nói ngắn gọn. Và phải giữ bình tĩnh. Gào thét lại chỉ làm cho bạn giống như đám đông; nói chuyện một cách tự tin làm bạn cảm nhận được quyền hạn của mình qua lời nói.

Không có gì bảo đảm là bất kỳ sự gợi ý trên đây có thể làm cho đám đông yên lặng. Khi chúng tôi chứng kiến cuộc phản đối chương trình y tế, một số người tham dự đến đó không phải để nghe - họ đến để phá đám. Bởi vì đối với những đứa trẻ ngỗ ngược và hư hỏng, hầu như không thể đưa ra lý lẽ được. Khi tình trạng quấy rối đang chiếm ưu thế, hoặc nếu bạn thấy không an toàn, hãy đi chỗ khác. Hãy làm điều đó một cách bình tĩnh và có chủ định. Hãy bước đi tự tin ra khỏi sân khấu đến một nơi yên tĩnh và được bảo vệ. (Tất nhiên nếu đám đông ném các thứ vào bạn, hãy thoát ra nhanh chóng.)

Cần phải có một cái tôi mạnh mẽ để đối mặt với một đám đông hỗn loạn. Nguyên tắc hành động khi hoà mình vào khán giả là khả năng kiểm soát. Nếu bạn có được, hãy tiếp tục; nếu bạn mất kiểm soát, hãy rút lui.

- Bài viết của John Baldoni trên Harvard Business Publishing -

Kỹ năng trình bày của người thuyết trình thành công

Các kỹ năng trình bày tốt là điều cần thiết để trở thành một người thuyết trình thành công. Nếu một ai đó khi sinh ra không có các kỹ năng này, họ có thể yêu cầu được dạy và đào tạo. Để biết được các kỹ năng cho một bài thuyết trình, mời các bạn đọc dưới đây.

Tạo ra một bài thuyết trình là một nghệ thuật. Thậm chí hầu hết những người thành đạt đều phải trải qua sự sợ hãi trong quá trình thuyết trình. Họ không biết cách thực hiện một buổi thuyết trình một cách chuyên nghiệp như thế nào cả. Để tránh được sự sợ hãi này, họ cần phải có các kỹ năng thuyết trình. Bạn có thể có được các kỹ năng này thông qua các khoá đào tạo và trở thành những người thuyết trình thành công nhất.

Đó là khả năng của những người thuyết trình trong quá trình truyền đạt thông tin một cách hấp dẫn và cách dẫn dắt nội dung thông tin nhằm thu hút nhiều người nghe hơn và trình bày thông tin đấy trong một khoảng thời gian dài. Người thuyết trình chuyên nghiệp sử dụng các kỹ năng thuyết trình để trình bày các thông tin phức tạp một cách kỹ lưỡng trong một khoảng thời gian ngắn và cách trình bày chính xác.

Nếu bạn quá bận rộn để theo đổi một khóa học, bạn có thể theo các gợi ý sau cho các bài trình bày tới đây của các bạn:

Chuẩn bị nội dung trình bày đồng thời đặt mình dưới góc độ người nghe.

Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và xúc tích.

Giọng trình bày của bạn cần phải đủ truyền đạt tới toàn bộ người nghe.

Ngôn ngữ cơ thể của bạn sẽ làm cho ban trở nên tự tin hơn và thể hiện bạn có kiến thức về nội dung trình bày.

Bạn nên biết cách để dẫn dắt mọi người.

Mô tả tỷ mỉ nội dung bằng các ví dụ, nếu cần thiết.

Bạn nên ăn mặc theo cách ăn mặc phù hợp với công ty/tổ chức của bạn. Bạn nên mặc trang trọng, tránh ăn mặc quá bình thường

Luôn luôn luyện tập bài trình bày của bạn một vài ngày trước đấy

Sử dụng các hỗ trợ nghe nhìn để bổ sung cho các thông tin của bạn.

Hỗ trợ về hình ảnh sẽ giúp các bạn thuyết phục được người nghe.

Trình bày bằng Powerpoint sử dụng text, đồ họa và các biểu đồ dạnh bánh, đồ họa để tạo các thông tin tổng hợp đơn giản. Bằng cách sử dụng các phương pháp này bạn có thể tăng được sự quan tâm của người nghe lên tới gấp 5 lần.

Nếu bạn sử dụng công cụ Powerpoint, đừng quên giữ bản in.

Điều chỉnh giọng điều thích hợp là công cụ trình bày hiệu quả nhất.

Sử dụng sự khác nhau, các phông chữ và màu bắt mắt.

Người trình bày nên tìm hiểu căn phòng nơi người đấy sẽ trình bày ở đó.

Nhìn người nghe để khuyến khích họ.

Để thuyết phục người nghe, bạn cần phát triển các kỹ năng trên. Các kỹ năng này được dạy một cách chi tiết trong các khóa đào tạo kỹ năng thuyết trình tổ chức tại các trường, các viện. Bạn có thể sử dụng phương pháp đào tạo tại lớp hoặc trực tuyến. Họ sẽ đào tạo cho bạn nhiều khía cạnh khác nhau để có một bài thuyết trình thành công.

Nếu bạn muốn tạo một buổi thuyết trình buồn tẻ thành lý thú thì hãy luôn nhớ các kỹ năng trình bày này. Phần thưởng cho nó sẽ là rất nhiều và bạn sẽ trở thành một người thuyết trình thành công.

Làm sao để có kỹ năng thuyết trình tốt

Để có kỹ năng thuyết trình tốt

Thuyết trình bằng giáo án điện tử là một trong những cách “trực quan sinh động” làm tăng hiệu quả học tập.

Môi trường làm việc nghiêm túc, năng động đầy đủ phương tiện ở bậc đại học đã tạo cơ hội cho sinh viên chúng tôi phát huy kỹ năng thuyết trình ở mức tốt nhất. Nếu các bạn học sinh phổ thông cũng áp dụng những kinh nghiệm dưới đây, thì chất lượng học tập sẽ được nâng lên đáng kể.

Qua rồi cái thời học sinh chỉ biết thụ động đọc – chép. Phương tiện giảng dạy hiện đại luôn có sẵn, nội dung bài học luôn đòi hỏi các bạn phải tích cực tìm kiếm tài liệu để nghiên cứu thêm, hoặc ứng dụng thực tiễn. Do vậy, thuyết trình bằng giáo án điện tử là một trong những cách “trực quan sinh động” nhằm làm tăng hiệu quả học tập.

Sau đây là một số kỹ năng thuyết trình bằng giáo án điện tử mà các bạn học sinh thường ít chú ý và hay mắc sai sót. Để đạt được hiệu quả tuyệt đối, các bạn nên:

Đoàn kết và có trách nhiệm

Các bạn học sinh phổ thông thường có thói quen làm việc lẻ tẻ, dù có chia nhóm thì đa phần nhóm trưởng đảm trách rất nhiều công việc, thậm chí còn “ôm sô toàn bộ”. Vì vậy, chỉ có nhóm trưởng đạt điểm cao, các thành viên khác chỉ việc “hưởng thụ”, không đóng góp chút công sức nào.

Lên đại học, bạn không thể làm việc kiểu đó. Một nhóm thuyết trình ở bậc đại học có thể tận 30 người nhưng họ vẫn làm việc hoàn toàn nghiêm túc, từ nhóm trưởng đến các thành viên, ai cũng có trách nhiệm như nhau. Cả nhóm luôn phải thường xuyên hội ý, bàn giao công việc cho từng người và mọi thứ đều trao đổi qua email. Mọi người luôn phải nội tài liệu đúng thời hạn. Không ai bảo ai, nhưng họ đều có ý thức tốt, có tinh thần đồng đội, hết mình vì giáo án điện tử của mình. Khi tác phẩm được hoàn thành, mọi người cùng hội ý, bàn lại để chỉnh sửa.

Phân công “lao động”

Như đã nói, từng thành viên trong nhóm đều có việc phải làm. Bạn có thể chia ra và phân công cho mỗi người một trong những việc sau: tìm tư liệu ở một phần nào đó, tìm hình ảnh minh họa, tổng hợp và phân tích tư liệu, thiết kế nội dung trong Power Point, chỉnh sửa và trang trí, nghiên cứu kĩ để đứng trước lớp thuyết trình, ứng phó với những câu hỏi hóc búa từ các nhóm khác.

Sự bình đẳng

Khi thuyết trình trước lớp, nếu làm việc nhóm, các bạn nên để từng người trong nhóm thay phiên thuyết trình, như thế sẽ tạo hiệu quả cao, tránh gây nhàm chán và bạn nào trong nhóm cũng hiểu bài, cũng phải tìm tòi để truyền tải nội dung bài học đến với các bạn nhóm khác. Hơn nữa, tránh thể hiện cái tôi cá nhân và luôn phải làm việc theo nhóm, không nên hành động lẻ tẻ, dễ dẫn đến những sai sót (ví dụ, trong lớp tôi có một bạn tự đứng trước lớp chê chính bài thuyết trình của nhóm mình, điều đó thể hiện sự mất đoàn kết nội bộ).

Tích cực và tự tin
Các bạn sinh viên ở bậc đại học thường suy nghĩ thoải mái, dễ chịu hơn học sinh phổ thông nên họ tự tin và không sợ mất lòng người khác. Có những buổi thuyết trình xảy ra rất căng thẳng vì các nhóm luôn đặt vấn đề hỏi ngược lại nhau nhằm gây khó dễ cho nhau, hệt như một cuộc “đại chiến” thực thụ, nhưng nhờ sự khó khăn đó mà mọi người hiểu bài sâu hơn, nhận ra nhiều khuyết điểm từ đề tài của nhóm mình hơn, và rút kinh nghiệm cho lần sau. Nhờ vậy, bài thuyết trình sau luôn chất lượng hơn bài thuyết trình trước và mọi người luôn tìm hiểu chuyên sâu trước khi thuyết trình vì sợ bị hỏi khó. Dù trong lớp, mọi người “đàn áp” nhau như thế, nhưng khi học xong vẫn vui vẻ thoải mái như thường. Các bạn học sinh nên chú ý kĩ điều này

Rút kinh nghiệm sau mỗi bài
Các sinh viên chúng tôi, tự học là chính nên luôn có trách nhiệm với những “đứa con tinh thần” của mình. Sau những buổi thuyết trình cực kì căng thẳng, chúng tôi hội ý lại và cùng phân tích những điểm yếu từ bài thuyết trình cũng như một vài thiếu sót của từng cá nhân, để ở buổi thuyết trình sau làm việc tốt hơn. Các bạn học sinh thường viện lí do “không có thời gian” nên hiếm khi có hoạt động này. Hơn nữa, tinh thần tự giác của các bạn chưa cao. Các bạn còn thói quen “đùn đẩy trách nhiệm” và coi trọng điểm số, nếu có điểm thì làm tốt, không thì chẳng làm. Tinh thần đồng đội cũng chưa cao, nhóm không ổn định (nên việc quản lý thành viên và phân công nhiệm vụ cũng phức tạp).
o0o
Lên đại học, các bạn dường như “sống chung với những buổi thuyết trình” vì sinh viên luôn phải tự nghiên cứu và thuyết trình liên tục. Tập những kỹ năng thuyết trình ngay bây giờ cũng là cách để các bạn chuẩn bị cho tương lai, khi bước chân vào môi trường đại học.